آموزش مقدماتی اکسل (Excel) بصورت کاربردی با 2 مثال

 

چرا امروزه همه ما به آشنایی و آموزش اکسل (Excel) نیازمندیم؟ چقدر برایمان صرفه جویی زمان و هزینه مهم است؟ اکسل، یکی از محصولات قدرتمند مایکروسافت است که به ما این امکان را می‌دهد تا در کمترین زمان، پیچیده ترین محاسبات ریاضی را انجام دهیم، داده های زیادی را مرتب سازی یا دسته بندی کنیم و با استفاده از داده ها، نمودار و چارت های بصری متفاوت ایجاد کنیم و آن ها را تحلیل کنیم؛ در این مقاله قصد داریم آموزش مقدماتی اکسل را با دو مثال در خصوص نحوه محاسبه کارنامه ترمی و نحوه محاسبه و ایجاد فاکتور فروش با اکسل (Excel) توضیح دهیم.

 

آموزش تب ها و نوار ابزار در اکسل (Excel)

در آموزش مقدماتی اکسل، قبل از هر چیز ابتدا باید با محیط نرم افزاری آن آشنا شد، همانطور که در تصویر مشاهده می‌کنید محیط اکسل شامل تب های Home، File، Page Layout، Formules، Data و … است و هر سلول از یک سطر و ستون تشکیل می شود؛ برای نام گذاری این سلول ها، ستون ها با حروف انگلیسی و سطر ها عدد هستند؛ برای مثال در تصویر زیر سلول A1 را مشاهده می‌کنید.

 

 

تعداد ستون ها و ردیف های اکسل معمولا در اکثر مواقع نیاز کاربران را رفع می‌کند ولی اگر دیتایی بیشتر از 1.048.576 ردیف و 16.384 ستون نیاز داشتید بهتر است از گوگل شیت یا از فرمت CSV استفاده کنید. در پایین صفحه اکسل سمت چپ Sheet  ها را داریم که مثل صفحه های یک کتاب هستند، به عنوان مثال Sheet 1  مانند صفحه اول کتاب، Sheet 2 مانند صفحه دوم کتاب و… است و قابلیت اتصال به هم را دارند به عبارتی می‌توانیم از داده های یک شیت در شیت دیگر استفاده کنیم.

 

 

از آنجایی که زبان پبشفرض اکسل (Excel) از چپ به راست است، ما برای شروع کار به زبان فارسی باید تنظیمات را در حالتی قرار دهیم که سلول ها از راست به چپ مرتب شوند. برای این کار به سر برگ page layout  رفته وگزینه Sheet right to left  را انتخاب می کنیم.

 

آموزش فرمول های کاربردی اکسل مقدماتی

پس از آشنایی کلی با محیط نرم افزار بهتر است با فرمول های کاربردی اکسل (Excel) که برای محاسبه کارنامه ترمی و فاکتور فروش نیاز است آشنا شویم، برای نوشتن توابع یا فرمول در اکسل، ابتدا باید سلول مد نظر خود را انتخاب کنیم، سپس روی Fx در بالای صفحه سمت چپ کلیک کنیم تا مطابق تصویر Insert Function نمایش داده شود و فرمول مورد نیاز خود را از آنجا انتخاب کنیم.

 

گاهی ممکن است تابع مد نظرمان در لیست اولیه فرمول های بالا نباشد، در این صورت باید در کادر بالا، تابع مورد نظر خود را جستجو کنیم و آن را انتخاب کنیم، همچنین میتوانیم مستقیما فرمول مد نظرمان را در نوار fx بنویسم.

 

 

سپس در قسمت function argument می‌توانید داده یا بازه های مد نظر خود را به آن تابع اختصاص دهید.

 

آموزش تابع جمع (SUM) در اکسل (Excel)

اگر بخواهیم حاصل جمع دو سلول مختلف را در یک سلول اکسل نمایش داده شود یا بخواهیم مجموع اعداد یک ستون یا یک بازه خاص را محاسبه کنیم، در این حالت از فرمول Sum  که به معنای جمع است استفاده می کنیم، این تابع می‌تواند یک یا چند سلول یا یک بازه را به عنوان ورودی خود بگیرد برای این کار میتوان مطابق تصویر زیر insert function را انتخاب کرده و از بین گزینه ها sum را انتخاب کنیم و بازه مد نظر خود را به آن بدهیم.

 

 

همچنین میتوان مطابق تصویر زیر در نوار بالای اکسل، مستقیما بازه مد نظرمان را لحاظ کنیم.برای مثال  SUM(Q4+P4+O4+N4) مقادیر داخل پرانتز را با هم جمع می‌کند یا در مثال زیر مطابق تصویر SUM(L2:L9) مقادیر ستون L از L2 تا L9 را جمع می‌کند.

 

آموزش تابع میانگین (Average) در اکسل (Excel)

برای انجام عملیات میانگین در اکسل از Fx، قسمت Insert Function را مطابق تصویر اول انتخاب کرده و سپس گزینه Average  را انتخاب می‌کنیم یا مطابق تصویر دوم مستقیما در نوار بالا average  را می‌نویسیم و میتوانیم یک بازه را به عنوان ورودی به آن بدهیم.

 

 

مثلا در این تصویر بازه m5  تا m9 به تابع Average داده شده است و میانگین را در سلول مد نظر محاسبه کرده است که مقدار 15.4 است.

 

آموزش تابع بزرگترین (max) در اکسل

این تابع یک تابع آماری است که از آن میتوان برای انتخاب بزرگترین عدد در بین اعداد بازه های مشخص در اکسل (Excel) استفاده کرد، تابع max را مطابق تصاویر باید از insert function انتخاب کرده، سپس max را کلیک کرده و بازه مد نظر خود را وارد کنیم. در این تابع اگر سلول خالی یا سلولی با متن وجود داشته باشد نادیده گرفته میشود.

 

 

همچنین می‌توان از این تابع به صورت مستقیم در قسمت fx به شکل زیر استفاده کرد. در این تصویر بزرگترین مقدار بین اعداد 19 است پس تابع max مقدار 19 را برمیگرداند.

 

آموزش تابع کوچکترین (min) در اکسل (Excel)

تابع min یکی دیگر از توابع آماری و مقدماتی اکسل است که کوچکترین مقدار را از بین یک محدوده سلول، یا از بین مقادیر مشخصی از سلول های  اکسل محاسبه میکند. این تابع مقادیر عددی، تاریخ ها و زمان ها را نیز میتواند مقایسه کنید و کوچکترین آن ها را برگرداند. برای استفاده از آن میتوان هم به صورت مستقیم در fx آن را نوشت و هم از طریق insert function آن را انتخاب کرد.

 

 

از این قسمت میتوان تابع min  را انتخاب کرده و بازه مد نظر خود را تایپ کنیم. در این تصویر کوچکترین مقدار 10 است و تابع min مقدار 10 را برمی‌گرداند.

 

آموزش تابع count در اکسل (Excel)

تابع count یک تابع آماری اکسل است که تعداد سلول های غیرخالی در یک محدوده مشخص را شمارش می‌کند. این تابع کاربرد های فراوانی در تحلیل داده ها و محاسبات مختلف دارد. برای استفاده از این تابع همانطور که در تصویر مشخص است میتوان در fx آن را نوشت و بازه ای مشخص را به آن اختصاص داد، همچنین مثل تمامی توابع میتوان آن را از طریق insert function نیز انتخاب کرد. در این مثال تابع count مقدار 5 را برمیگرداند.

 

آموزش تابع if در اکسل

تابع if در مواقعی کاربرد دارد که می‌خواهیم در صورت درست بودن یک شرط یا چند شرط تو در تو، عملیاتی انجام شود و در صورت غلط بودن آن شرط عملیات دیگری انجام شود؛ برای مثال می‌خواهیم دو سلول اکسل (Excel) را با هم مقایسه کنیم، در تصویر زیر شرط ما این است که اگر سلول w2  بزرگتر از 10 باشد در سلول مد نظر عبارت  its biger than 10 نوشته شود و اگر کوچکتر از 10 است عبارت  its smaler than 10 چاپ شود.

 

 

همچنین میتوانیم از insert function تابع if را انتخاب کرده و مطابق تصویر عمل کنیم.

 

آموزش نحوه محاسبه کارنامه در اکسل مقدماتی

کم کم به کاربرد آموزش موارد بالا و قدرت اکسل مقدماتی (Excel) پی خواهیم برد. ابتدا در چند سلول کنار هم موارد مورد نیاز مانند ردیف، نام درس، تعداد واحد، نمره و جمع نمره در واحد را درج می‌کنیم، سپس دور آنها را Border  میکشیم. برای این کار به سربرگ Home  رفته و All border را انتخاب میکنیم؛ در این حالت مثل عکس زیر بین نوشته ها و اطراف سلول ها خط کشی می شود. سپس اندازه سلول ها را تنظیم میکنیم؛ به عنوان مثال اندازه سلول ردیف و تعداد واحد را کوچک میکنیم؛ اگر یک متن داخل سلولش جا نشود، متن به صورت نصفه نیمه نمایش داده می‌شود؛ برای برطرف کردن این مشکل از تب Home گزینه Warp text  را انتخاب می کنیم، در این حالت تمام متن در یک سلول به صورت فشرده نمایش داده می شود.

 

 

برای اینکه بتوانیم یک متن را به صورت عمودی در اکسل (Excel) نمایش دهیم به عنوان مثال ردیف را به صورت افقی بنویسیم؛ از سر برگ Home گزینه Orientation را انتخاب کرده و  Rotate text up یا Rotate text Down را انتخاب می کنیم، برای وسط چین کردن نوشته ها نیز ابتدا باید محدوده مورد نظر خود را انتخاب کرده و علامت وسط چین که با فلش در تصویر زیر نشان داده شده است را انتخاب کنیم.

 

 

برای وسط چین کردن نوشته ها از نظر عمودی، از دایره نارنجی رنگ زیر، در تب Home استفاده می‌شود و fill color که با دایره قرمز مشخص شده است برای رنگی کردن پس زمینه سلول ها کاربرد دارد، همچنین برای bold کردن یا همان ضخیم کردن متن در اکسل (Excel) نیز باید مشابه تصویر زیر عمل کرد یا از کلید ترکیبی (ctrl+B) استفاده کرد. برای نوشتن تعداد ردیف ها، اگر تعداد آن ها زیاد باشد، وارد کردن تک به تک اعداد بسیار زمان بر است که برای حل آن دو راهکار وجود دارد.

 

 

برای درج ردیف ها با تعداد زیاد در اکسل، می‌توانیم عدد یک را بنویسیم و همزمان ctrl را از روی کیبورد فشار دهیم و تا محدوده ای که مد نظرمان است آن را ادامه دهیم، در این صورت هر عدد با عدد بعد از خودش جمع میشود و ردیفی صعودی، از یک تا عدد مد نظرمان خواهیم داشت، همچنین میتوان مانند تصویر زیر از fill series برای ایجاد ردیف در Excel استفاده کرد.

 

 

در ادامه تعداد واحدها و نمره دروس را در سلول های اکسل درج می‌کنیم، سپس برای محاسبه جمع نمره در واحد باید نمره در تعداد واحد هر درس ضرب شود و در سلول روبروی خودش مطابق تصویر نوشته شود.

 

 

اکنون برای محاسبه معدل در اکسل مطابق تصویر زیر نیاز است مجموع تعداد واحد دروس و جمع نمره در واحد محاسبه شود بنابراین از تابع sum برای هر دو سلول استفاده میکنیم.

 

 

اکنون کافیست مقدار مجموع ستون جمع نمره در واحد به تعداد واحد تقسیم شود تا معدل محاسبه شود، در ادامه برای کم کردن تعداد اعشار میتوان از decrease decimal تب home که در تصویر قابل مشاهده است استفاده کرد.

 

 

اکنون میخواهیم محاسبه کنیم فرد با چه معدلی قبول است و با چه معدلی مردود میشود، پس باید از تابع if استفاده کنیم و به این صورت که اگر میانگین معدل بزرگتر یا مساوی 10 باشد قبول را نمایش دهد و اگر کمتر  از 10 باشد مردود را به صورت خودکار نمایش دهد. برای نوشتن فرمول، سلولی که معدل را نمایش میدهد انتخاب کرده و آنرا بزرگتر مساوی 10 قرار می‌دهیم.

 

اکنون شرط تابع if را به صورت زیر درج می‌کنیم.

 

 

حال همانطور که در تصویر قابل مشاهده است، اگر نمره بالای 10 باشد قبول و اگر زیر 10 باشد مردود را نمایش می دهد.

 

آموزش Print جدول در اکسل (Excel)

برای پرینت گرفتن از جداول اکسل به صورت جداگانه به سربرگ Page layout  رفته و محدوده جدول را انتخاب میکنیم؛ سپس عرض و ارتفاع را از حالت اتوماتیک به 1 تغییر می دهیم. همچنین حالت افقی یا عمودی بودن صفحه را از  گزینه Orientation و اندازه برگه را نیز  از Size انتخاب می کنیم . و در نهایت از گزینه Print area گزینه ی Set print area  را انتخاب کرده و در این حالت محدوده انتخاب شده ما چاپ می شود.

 

 

در این حالت فایل ما به صورت زیر در اکسل آماده پرینت گرفتن است.

 

آموزش مقدماتی محاسبه فاکتور فروش با اکسل (Excel)

محاسبه دستی فاکتور های فروش هم طاقت فرسا و وقت گیر است و هم احتمال خطا در آن بسیار بالاست، هرچند شرکت ها و سازمان ها برای ثبت فاکتور فروش از نرم افزار های مالی استفاده می‌کنند، توجه به مثال نحوه محاسبه فاکتور فروش، به درک اکسل مقدماتی کمک شایانی می‌کند. در این مثال با توجه به مثال قبلی ابتدا مواردی مانند ردیف نام کالا، تعداد، مبلغ واحد، مبلغ کل، تخفیف و مبلغ نهایی را مانند شکل زیر را در سلول ها وارد می کنیم.

 

 

برای اینکه لوگو را به فاکتور خود در اکسل (Excel) اضافه کنیم لوگوی مورد نظر را انتخاب و Copy و  Paste  میکنیم سپس برای محاسبه مبلغ کل نیز باید تعداد را در مبلغ واحد ضرب کنیم. برای این کار به سلول مبلغ کل رفته و در آنجا مانند شکل زیر فرمول ضرب آنها را می نویسیم.

 

 

برای بدست آوردن مبلغ نهایی، مبلغ کل را از تخفیف کم می کنیم؛ برای این کار به سلول مبلغ کل رفته و در آنجا مانند شکل زیر فرمول تفریق آنها را می نویسیم و در نهایت برای سلول های زیرین نیز آن را اعمال می کنیم.

 

 

سپس باید مجموع تعداد، مبلغ واحد، مبلغ کل، تخفیف و مبلغ نهایی را محاسبه کنیم؛ برای این کار مطابق تصویر از تابع Sum استفاده میکنیم.

 

 

در ادامه سلول های ستونی که میخواهیم عملیات جمع در اکسل را انجام دهد مشخص می کنیم و در نهایت به سطر های مجاور هم فرمول را اعمال خواهیم کرد.

 

آموزش نحوه جدا کردن عدد با ویرگول در اکسل

برای این کار ابتدا کادری که میخواهیم برای آن اعمال شود را در Excel انتخاب می کنیم؛ سپس کلیک چپ کرده و گزینه Format cells را انتخاب می کنیم. کادر و گزینه Format cells با رنگ قرمز در تصویر زیر مشخص است.

 

 

سپس در صفحه جدید بر روی گزینه Number  کلیک کرده و در تنظیمات آن نیز Decimal places که نشان دهنده تعداد اعشار است را بر روی صفر قرار می دهیم. برای اینکه سه رقم سه رقم جدا شود تیک گزینه پایین آن را میزنیم، 1000 به معنی جدا کردن سه رقم سه رقم اعداد در اکسل می باشد.

 

در نهایت اکسل اعداد مبالغ فاکتور را سه رقم سه رقم جدا می کند. برای پرینت گرفتن نیز مانند پروژه قبل عمل خواهیم کرد تصویر نهایی به شکل زیر می باشد.

 

نحوه درج نمودار در اکسل (Excel) به صورت مقدماتی

برای اینکه بخواهیم در فاکتور ما نمودار نیز نمایش داده شود ابتدا باید هدف خود از ترسیم آن را مشخص کنیم، چرا که هر نمودار اکسل به منظور خاصی ترسیم می‌شود. به عنوان مثال برای اینکه بدانیم بیشتر بودجه ما خرج کدام کالا شده است میتوانیم آن را از تب Insert و سپس از گزینه Column نمودار مورد علاقه خود را به صورت میله ای، دایره ای و یا… بسازیم.

 

 

برای ترسیمنمودار دایره ای هم مانند تصویر زیر عمل می کنیم؛ در صورتی که نمودار مورد نظر ما نمایش داده نمی‌شد بر روی گزینه More pie charts کلیک کرده و صفحه جدیدی باز خواهد شد که شامل انواع نمودارهای دایره ای است.

 

 

در صورتی که به دنبال نمودار خاصی باشیم میتوانیم بعد از کلیک بر روی  More pie charts تصویر قبل به Insert chart رفته و نمودار مورد نظرمان را مانند تصویر زیر بیابیم.

 

 

در این مقاله آموزش اکسل (Excel)، از ساده ترین مطالب مثل معرفی تب ها و نوار ابزارها تا آموزش های کمی پیچیده تر مانند نحوه محاسبه کارنامه و فاکتور فروش، بدون حاشیه های اضافی و زیاده گویی افراطی صحبت شد؛ همچنین سعی کردیم پیش نیاز هایی مثل توابع کاربردی SUM، MAX، MIN، COUNT و IF که در محاسبه فاکتور فروش و کارنامه ترمی مورد استفاده قرار می‌گیرد را با مثال و تصویر ارائه دهیم و در آخر نمودار آن ها را رسم کنیم، تلاش شد تا کمی بیشتر با ابزارهای قدرتمند نرم افزار محبوب اکسل آشنا شویم و در آینده با به کارگیری این آموزه ها، کارآمدتر و دقیق تر به پردازش اطلاعات، تحلیل داده ها و ارائه گزارش های بصری جذاب بپردازیم.